Fontos az iratrendezés

Vessen véget az irodai rendetlenségnek! Vizsgáljuk meg, milyen irodatechnikai eszközökkel tudjuk megvalósítani a rendszerezést! Napjainkban az irodaszerek már igencsak nagy választékban kaphatók.

Először is válogassuk ki azokat a dokumentumokat, amelyeket nem szeretnénk archiválni, rögtön dobjuk el, vagy ha elengedhetetlen semmisítsük meg.

Az adatvédelem miatt nagyon fontos, hogy a titkos, vagy már felesleges nyomtatott dokumentumokat mihamarabb eltávolítsuk, és ne adjunk még csak esélyt sem a fürkésző szemeknek.

A dokumentumok mennyiségétől függően a következő megoldások közül választhatunk - a teljesség igénye nélkül – gumis irattartó mappa, úgynevezett konferencia mappa, 12 rekeszes harmonika mappa, cipzáras irattartó mappa, emelőkaros iratrendező.

Irodába elsősorban az emelőkaros iratrendezőt javasoljuk, de akár az A4-es mappák is jó szolgálatot tehetnek. Ez utóbbiak tárolásához nagyszerű választás az iratrendező szekrény.

Hogy tényleg áttekinthető legyen a dokumentumok rendszerezése célszerű a gondos tervezés, amely bármilyen típusú –otthoni vagy irodai- célnak megfelel. A leggyorsabb, ha vásárol pár darab emelőkaros iratrendezőt, iratgyűjtő mappát, genothermet, gyűrűskönyvet. Nagyban megkönnyítheti a dolgát, ha különböző színű emelőkaros iratrendezőt választ. Ha témánkét különböző színű irattartó mappába archiválja iratait, már nem is kell az iratrendezők közötti kereséssel töltenie idejét.

Az irodatechnikai gépeknek sok előnyük van. Egy szkenner mindig jól jön a munkahelyen. A lapolvasó által számítógépre viheti a fotókat, iratokat, szerződéseket, fontos dokumentumokat így nem kell a papírt tárolni. Bizonyára beletelik egy kis időbe a lapolvasó használatának megtanulása, de érdemes időt fektetni bele, hiszen egy nagyon hasznos irodai gépről van szó. Jó alternatíva lehet a multifunkcionális nyomtató is. Típusa válogatja, hogy akár nyomtathat (fekete-fehér, színes), fénymásolhat, faxolhat, és szkennelhet is a segítségével egyszerre.

Forrás: wts.hu, 2018-06-30 19:30